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谈报纸和杂志的分类
报纸和杂志分别属于资料的一个种类。资料的整理应按照经济、简便、快捷、实用的原则来进行。报纸和杂志的整理也应遵循该原则。过去在整理报纸和杂志过程中采用的分类方法比较复杂，报纸的分类是以报纸的出版单位作为类名进行分类的；而各种期刊杂志是以某种杂志所反映的问题或专业进行分类的。这两种分类方法都比较复杂，整理人员在分类时不易掌握、容易分错类，也不符合资料整理经济、简便、快捷、实用这一基本原则。
那么，什么样的分类方法才适合于报纸和杂志的分类呢？笔者认为采用名称分类法较为合适。我在实际工作中发现报纸和杂志具有以下几个共同特点：①出版形成时间具有延续性，有日刊、周刊、月刊、季刊；②载体的特殊性，形状不一，有小有大，有薄有厚；③“标题”具有规范性，名称的文字精练，语法合乎要求，一般不超过１０个字。根据以上特点，我们在对本馆的报纸和杂志进行分类时，采用了一种既简单又实用的分类法——名称分类法。所谓名称分类法，就是用报纸和杂志的名称（也称种类）做类名，每一个类别作为一个卷处理，且不受资料数量多少的限制，类名也可作为案卷的标题，我们把它简称为“一类一卷分类法”。举例说明，报纸类：人民日报设类号１，新华日报设类号２，大众日报设类号３；杂志类：新青年杂志设类号１，共产党人杂志设类号２，先锋杂志设类号３。以两类资料的总名称（报纸、杂志）的汉语拼音字头（大写）分别授予代字代号，分别缩写为ＢＺＨ１、ＺＺＨ１。其两种资料章的式样如下：代字号 BZH1 类号 ×× 年代件号 代字号 ZZH1 类号 ×× 年代件号
报纸杂志的种类全部列出后，将有关数据输入计算机，计算机根据报纸杂志名称的汉语拼音音序，对它们的类别进行排序，然后加盖资料章。对单份报纸或杂志逐份盖章编号，合订本的在封面上盖资料章，目录上反映出起止刊号。按其创刊时间的顺序排列，分别编流水号。
由于一个类只建立一个卷，有的卷内资料多时可达上千份。遇到这种情况，可将卷内资料分别装入若干个卷盒内，但不另编卷号，仍作为一个卷看待，如“共产党人杂志”共有６０份，分别装了两卷，在两卷的卷脊上应各显示出ＺＺＨ１第１－３０份、３１－６０份。
在抄写两种资料的标题时，应把资料的形成时间反映出来，对合订本的报纸和杂志应把其出版的起止时间在标题中显示出来，如“先锋”杂志第一份是合订本，标题应为“先锋杂志１９４８１１－１９４８１２１第１－１２期合订本”。对有重要领导人批示的报纸和杂志要在标题中或文件目录备考栏内反映出来。残缺的报纸和杂志可设立“专门卷”，起到拾遗补缺的作用。
采用“一类一卷”分类法，有以下几个优点：１类目清楚。一种报纸和杂志的名称就是一个类，一目了然，便于分类。类号能准确反映出报纸和杂志的种类，如杂志给予类号是１－５００，就说明我馆有５００种杂志。２便于提供利用。只要利用者向调档人员提供报纸或杂志的名称和形成时间，调档人员就可迅速准确地将利用者所需的资料调出，查准率、查全率高。３便于保管。由于各个历史时期的环境和条件不同，各个时期出版的报纸、杂志的载体、形状、材料都有很大差异，我们采用的名称分类法将同种类型的资料相对集中放在一起保存，这对于文件资料的修复、保护、保管都是十分有利的。４便于资料的后续。报纸和杂志的出版具有延续性的特点，有的报纸和杂志出版发行几十年，现仍在出版发行，而资料的整理工作是分阶段进行的，还有一个继续收集、整理、后续的任务。我们采用“一类一卷”的分类法，给资料的后续整理留有很大的空间，新征集的资料可随时补充到同一类别的后面。５提高了工作效率。由于该分类法简单易学，整理时不会出现分错类的现象；案卷标题和文件标题是按照报纸或杂志的名称照抄下来的，省略了拟写案卷和文件标题这一环节；同类资料在抄写标题时，部分文字可用“省略号”代替，从而大规模提高了工作效率。
当然，采用此方法分类，在给文件资料编号时务必认真、细致，如编错号，改动起来比较麻烦。
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